Ohrangos.ru

Юридический журнал

Приказ об отмене компенсации за использование личного автомобиля

Оглавление:

Как оформить приказ для выплаты компенсации директору ООО за использование личного автомобиля?

День добрый, приказ пишете в произвольной форме:

Приказ об установлении компенсации за использование личного транспорта

1. Установить с 01.01.2017 Иванову И.И.ежемесячную компенсацию в размере 0000 (0000тысяч) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства (легковой автомобиль марки . ).
1.1. Возмещать Иванову И.И. расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства,
2. Главному бухгалтеру Петровой М.М. производить выплаты Иванову И.И. за использование личного транспортного средства в последний день месяца

Основание: должностная инструкция Иванова И.И., трудовой договор, паспорт транспортного средства серии.

Компенсация за использование личного автомобиля

Во многих организациях востребованы выездные работники. Это могут быть агенты, менеджеры по продажам, торговые представители и другие выездные специалисты. Эффективность труда таких сотрудников напрямую определяется степенью их мобильности, и наличие автомобиля становится обязательным. Но далеко не всегда имеет смысл для работодателя обеспечивать работников служебным транспортом. Вместо этого очень часто на работу принимаются сотрудники, имеющие собственный автомобиль.

Сегодня мы предлагаем выяснить, как оформляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Оформление необходимых документов

В трудовом договоре между работодателем и водителем должен быть пункт о том, что работнику полагается компенсация за использование автомобиля в служебных целях.

Выглядит данный пункт (из трудового договора) приблизительно так:

9. При использовании личного автомобиля, работнику будет выплачиваться компенсация. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя предприятия.

Далее должен быть составлен приказ руководителя, в котором отражают размер компенсации, а также сведения относительно автомобиля, который будет использован в служебных целях. Это может выглядеть таким образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

о назначении компенсации за использование личного имущества работников

г. Санкт-Петербург 01.08.2018

Приказываю назначить Петренко Б.П. ежемесячную компенсацию за использование его легкового автомобиля марки Рено Логан с объемом двигателя 1598 см3, регистрационный номер С 243 НА 78. Номер технического паспорта 35 MT 987567, цвет «синий» в служебных целях в размере 1150 рублей. Компенсацию выплачивать с 15 августа по 29 декабря 2018 года.

Основанием служит пункт 9 трудового договора, который мы приводили в качестве примера выше.

После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.

От чего может зависеть сумма компенсации?

Согласно ст.188 ТК РФ , работник вправе рассчитывать на два вида компенсации:

  • за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • на возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

В некоторых случаях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может облагаться НДФЛ.

Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.

Кроме того, на выплату компенсации за использование транспортного средства может влиять объем двигателя автомобиля. Размер выплаты компенсации меняется следующим образом:

  • при объеме мотора до 2 тысяч см 3 выплачивается 1 200 рублей;
  • при объеме мотора более 2 тысяч см 3 выплачивается 1 500 рублей;
  • для мотоциклов – 600 рублей.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 .

Нормы компенсации по грузовым автомобилям не установлены. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью ( пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ).

Сумма компенсации за использование автомобиля зависит от вида транспортного средства и от объема его двигателя из-за различного расхода бензина.

При выплате компенсации в превышении установленных норм, на суммы превышения начисляется НДФЛ.

Организация или ИП должны иметь определенный перечень документов, подтверждающих, что отсутствует база для начисления НДФЛ:

  • документ, подтверждающий принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • путевые листы (несмотря на то, что Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем Постановлении по делу № А62-5333/2008 от 25.05.2009 года считает, что путевые листы в данном случае необязательны, во избежание споров с ИНФС рекомендуем не игнорировать их оформление);
  • кассовые чеки на ГСМ, парковку и мойку.

Согласно п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ , расходы, понесенные работником на ремонт, техобслуживания, запчасти, уплату транспортного сбора, прохождение техосмотра, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

Порядок выплаты компенсации

Существует ряд определенных правил выплаты компенсации:

  • размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в производственных целях выплачивается один раз в месяц;
  • компенсация не начисляется, если личный автомобиль не эксплуатируется в производственных целях (работник находится в отпуске, командировке, на больничном);
  • в случае использования автомобиля в организации не полный месяц, компенсационные выплаты должны быть меньше нормы ( письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63 ). В этом случае расчет размера компенсации производится пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

Можно ли уменьшить налог на прибыль при выплате компенсации?

В 2018 году сумма компенсации за использование автомобиля работника в служебных целях может быть отнесена к расходам, которые уменьшают налог на прибыль. Обратите внимание, что в такой ситуации необходимо подтверждение эксплуатации транспортного средства служащим в целях работы. Работодатель должен издать приказ и указать причину (например, у организации нет в наличии автомобилей).

Возможность учитывать расходы на содержание служебного автомобиля для учета налога на прибыль прописана в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса . При этом подавляющее большинство предприятий предпочитают возмещать расходы на бензин своим служащим, когда те используют свой личный автотранспорт в рабочих целях.

При налогообложении прибыли расходы на бензин можно учитывать, если они направлены на производственную необходимость, на основании судебных решений. В качестве примера приведем решение судей Западно-Сибирского округа. Они проанализировали договоры об использовании личных автомобилей служащих в рабочих целях.

В частности, в договорах было указано, что в обязанности сотрудников входило:

  • эксплуатация транспортных средств в служебных целях по заданию предприятия;
  • поддержание исправного состояния автомобилей на период, который указан в договоре;
  • ремонт автомобилей — капитальный и текущий;
  • нести прочие расходы на содержание транспортных средств;
  • предъявление предприятию документов, которые подтверждают эксплуатацию транспортных средств в рабочих целях (путевой лист);
  • покупка горюче-смазочных материалов для заправки.

В обязанности предприятия входило:

  • поручение таких заданий служащим, при которых автомобиль использовался бы исключительно в служебных целях;
  • возмещение расходов на горюче-смазочные материалы.

В связи с тем, что служащие использовали личный автотранспорт по усмотрению организации, выполняя ее задания, то по решению суда расходы на бензин были признаны обоснованными и понесенными в ходе рабочей деятельности. Это означает, что данные расходы могут уменьшить налогооблагаемую прибыль (на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ ).

Помимо этого, судьи указали на то, что компенсация фактических расходов – это не выплата возмещения за эксплуатацию личного автотранспорта в служебных целях. То есть, в данном примере, который мы рассмотрели, сотрудникам был возмещен только бензин. Компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях не была им начислена.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК — 74999385226. СПБ — 78124673429. Регионы — 78003502369 доб. 257

Другие публикации  Заявление частное обвинение в уголовном процессе

Учет при компенсации расходов на использование личного транспортного средства

Добрый день!
На форуме прочитала много тем по поводу компенсации расходов за использование личного автотранспорта, теоретически все понятно, а вот практически не могу сообразить как выполнить следующее.

После того как у нас уже есть:
— приказ руководителя:
1. Выплачивать заместителю генерального директора компенсацию расходов за использование личного транспортного средства (легковой автомобиль марки ______________) в служебных целях, в размере стоимости израсходованного топлива, по нормам, предусмотренным законодательством РФ.
2. Расчет и выплату компесации расходов производить на основании с путевых листов и подтверждающих документов с 01 января 2015 г. 3. Путевые листы выдавать один раз в месяц.
— Есть путевой лист;
— Сотрудник должен отчитаться, т.е. предоставить подтверждающие документы по расходам.

Вопрос — как должен выглядеть этот отчет, сначала я думала что это авансовый отчет, но проводки по авансовому отчету Дт 10.03 Кт 71.01
а во всех комментариях рекомендуется сделать начисление компенсации на 73 счет.
Значит по этим расходам не нужен авансовый отчет , а нужна какая то другая форма. согласно которой я в программе делаю начисление.
— ДТ 26 Кт 73
А при выдачи РКО — Дт 73 Кт 50

Или при формировании авансового отчета в ручную изменить проводку??

Пожалуйста помогите распутаться.

Вот так по правилам:

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя.

При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Т.е. работник каждый месяц или чаще пишет заявление на компенсацию и на каждое заявление делается приказ?

Большое спасибо за ответы, что касается соответствия ТК я думаю эта статья как раз и дает нам право на компенсацию:
Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Меня больше интересует практически какими документами правильно оформить эту ситуацию.

На основании ваших ответов и ранее прочитанного, решаем оформить так:
1. Заявление работник написал, о том что просит компенсировать расходы на стоимость ГСМ в связи с использованием авто в служебных целях.
2. Приказом руководителя определили выплачивать ежемесячно на основании путевых листов и подтверждающих документов.
3. в конце месяца сотрудник сдает мне путевой лист и разработанную нами форму -«отчет об использовании денежных средств» (с названием я определюсь позже).
4. НА основании этого отчета делаю БУх. справку- начисление компенсации ( Дт-26 КТ-73).
5. ВЫплачиваю РКО (Дт-73 Кт — 50).
Я так понимаю, что в принцыпе и сначала можно выдать ему деньги РКО (Дт-73 Кт — 50) повиснет аванс по этому счету он отчитается счет закроется.
Если что то не верно поправьте пожалуйста.
еще раз спасибо.

Примите для вашей организации один из вариантов :

Дополнительное соглашение к трудовому
договору. Установление размера и порядка
компенсации за использование личного
автомобиля в служебных целях
(образец заполнения)

Дополнительное соглашение
к трудовому договору от 04.02.2014 N 7-тд

28.02.2014 N 01-дс

Общество с ограниченной ответственностью «Верона» (ООО «Верона»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Воробьева Сергея Федоровича, действующего на основании Устава, с одной стороны и водитель Горбунков Дмитрий Константинович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 04.02.2014 N 7-тд о нижеследующем.
1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ раздел 7 трудового договора «Особые условия» дополнить пунктами следующего содержания:
«7.3. С 01.03.2014 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (основание — паспорт транспортного средства серии 79УЕ N 275438).
7.4. Транспортное средство, указанное в п. 7.3, имеет следующие характеристики: легковой автомобиль марки (модели) Форд Фокус (Ford Focus) 1.4 МТ, год выпуска 2009, рабочий объем двигателя 1388 см куб., государственный регистрационный знак В172ОП199 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX3U9A003789, цвет черный.
7.5. С 01.03.2014 Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 4000 (четыре тысячи) руб., а также возмещаются расходы:
— на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р) на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
— по техническому обслуживанию и текущему ремонту с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.
7.6. Работник не позднее трех рабочих дней после окончания месяца использования транспортного средства в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.
7.8. Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника».
2. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и является неотъемлемой частью трудового договора от 04.02.2014 N 7-тд.
3. Настоящее дополнительное соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, другой — передается Работнику.

Работодатель: Работник:
Общество с ограниченной ответственностью Горбунков Дмитрий Константинович
«Верона» (ООО «Верона») Паспорт: 0667 N 231547
Адрес (место нахождения): Выдан 14.06.2005
111222, г. Москва, ул. Вавилова, дом 1. Отделом УФМС России по
ИНН 1100001111 Московской обл. в
г. Красногорске
Код подразделения: 001-035
Место жительства:
Московская область,
г. Красногорск,
ул. Карбышева, д. 17.
Генеральный директор

Воробьев С.Ф. Воробьев Горбунков Д.К. Горбунков
28.02.2014 28.02.2014

Экземпляр дополнительного соглашения получен: Горбунков 28.02.2014

Приказ о возмещении расходов, связанных
с использованием личного автомобиля
в служебных целях
(образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Верона»
(ООО «Верона»)

О возмещении расходов, связанных с использованием
личного автомобиля в служебных целях

На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ

1. Установить с 01.03.2013 водителю Д.К. Горбункову ежемесячную компенсацию в размере 4000 (четырех тысяч) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства (легковой автомобиль марки (модели) Форд Фокус (Ford Focus) 1.4 МТ, год выпуска 2009, рабочий объем двигателя 1388 см куб., государственный регистрационный знак В172ОП199 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX3U9A003789, цвет черный).
1.1. Возмещать начиная с указанной даты Д.К. Горбункову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства, указанного в п. 1 настоящего приказа:
— расходы на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р) на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
— расходы на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.
2. Главному бухгалтеру Т.В. Кузиной производить выплаты Д.К. Горбункову за использование личного транспортного средства в следующие сроки:
— ежемесячную компенсацию — в последний день месяца;
— выплату, связанную с возмещением расходов, — не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного Д.К. Горбунковым отчета, в котором отражена общая информация о времени использования и пробеге личного транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, подтвержденных прилагаемыми путевыми листами и чеками ККТ АЗС.

Другие публикации  Льготы многодетным семьям в орле в 2018 году

Основание: должностная инструкция водителя от 10.09.2012, дополнительное соглашение от 28.02.2013 N 01-дс к трудовому договору от 04.02.2013 N 7-тд, паспорт транспортного средства серии 79УЕ N 275438.

Генеральный директор Воробьев С.Ф. Воробьев

С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер Кузина Т.В. Кузина
28.02.2013

водитель Горбунков Д.К. Горбунков
28.02.2013

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018

Использование автотранспорта сотрудника предприятия в работе осуществляется в целях производственной необходимости при разъездном характере труда. Работодатель компенсирует затраты, произведенные сотрудником при эксплуатации техники. Условия предоставления компенсации по договоренности между работодателем и работником определяются в соответствии со ст. 188 ТК РФ. В статье расскажем, как рассчитывается компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018, дадим образцы документов.

Другие публикации  Бунин наследство

Основания для выплаты компенсации расходов

Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.

Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.

Виды затрат, компенсируемых работнику

ТК РФ определяет возможность выплаты компенсации износа транспортного средства и оплаты текущих расходов по эксплуатации личного автомобиля взамен:

  • Проведения текущего ремонта.
  • Расходов на приобретение топлива и ГСМ.
  • Платы за парковку в течение рабочей смены, мойку автомобиля.
  • Произведенных при эксплуатации иных затрат.

По мнению налоговых органов, сумма компенсации включает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание.

Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником. Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально. В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются. Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта.

Работодатель покрывает только траты, связанные с износом и текущими расходами на использование личного транспорта сотрудника, за управление техникой плата не производится. Работник эксплуатирует технику в рамках трудовых обязанностей, оплата за исполнение которых производится заработной платой. Читайте также статью: → «Бухгалтерский учет аренды автомобиля у физических, юридических лиц и в иных случаях в 2018».

Размер выплаты, предоставляемой сотруднику

Законодательством предусмотрены нормативы выплачиваемой компенсации. Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами.

Максимальная величина выплачиваемой компенсации утверждена постановлением Правительства от 02.07.2013 № 563. Сумма для легкового транспорта составляет:

  • 2 400 рублей при объеме двигателя до 2 тысяч куб. см.
  • 3 000 рублей для двигателей объемом свыше 2 тысяч куб. см.

В отношении личного грузового транспорта, привлекаемого для решения производственных задач, законодательством норм не установлено. Компенсируемые лицу суммы определяются по договоренности о привлечении транспортного средства. Начисление оговоренной суммы должно подкрепляться первичными документами о расходах, понесенных при эксплуатации техники. Читайте также статью: → «Амортизация автомобиля / машины в 2018».

Расчет сумм производимых выплат

Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта. При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря). Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.

При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.

Если условие управления транспортом не оговорено, водителем автомобиля может быть любое лицо. К договору аренды составляется акт приема-передачи транспорта, подписываемый обеими сторонами.

Налогообложение выплат компенсации

Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.

Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.

Бухучет операций по учету компенсации

На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта. Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно. В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.

Для учета движения средств используется счет 73. Счет отнесения расходов зависит от профиля предприятия и отделения, в котором трудится работник. Включение в состав расходов для целей БУ производится при начислении сумм. Читайте также статью: → «Учет расчетов с персоналом по прочим операциям. (проводки по счету 73)».

Пример расчета компенсации

Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2017 года. Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:

  • Рассчитывается сумма компенсации: К = 3 000 / 22 х 12 = 1 636,32 рублей;
  • Начисляется сумма компенсации: Дт 44 Кт 73 на сумму 1 636,32 рублей;
  • Производится выплата работнику на счет: Дт 73 Кт 51 на сумму 1 636,32 рубля.

Налог при выплате не удерживается. Перевод средств осуществляется одновременно с выплатой заработной платы.

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

  • Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
  • Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
  • Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
  • Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
  • Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

При включении затрат требуется иметь полный перечень документов, подтверждающих экономическую оправданность расходов, позволяющих выплачивать компенсацию.

Как оспаривается сумма компенсации

При проверке ИФНС может исключить компенсацию за использование личного транспорта из состава расходов. Причиной может стать отсутствие оправдательных документов: путевых листов, расчетов, чеков на ГСМ, приказов, паспорта транспортного средства и других обязательных форм. Оспаривание сумм производится в судебной инстанции.

Спорным вопросом по налогообложению выплат является оформление договора с лицом, действующим по доверенности. Сложный момент состоит в определении понятия личного транспорта. Работодатель может удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на начисленные суммы либо не применять налогообложение, но отстаивать позицию в суде.

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. Обязательно ли указывать сумму компенсацию за использование личного транспорта в договоре?

Точную суммы компенсации не требуется указывать в договоре. Обязательным условием является перечисление расходов, компенсируемых работодателем. Сумма выплат зависит от наличия подтверждающих документов и количества дней использования транспорта.

Вопрос №2. За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации?

Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия.

Вопрос №3. Нужно ли обосновывать расходы на эксплуатацию транспорта, если компенсация выплачивается в форме арендной платы?

Договор аренды предусматривает выплату платы в фиксированной сумме. Подтверждать фактические расходы не требуется. Для внесения сумм в состав расходов необходимо иметь договор, акт и подтверждение использования транспорта в коммерческой деятельности.

Вопрос №4. Является ли путевой лист обязательным документом, подтверждающим эксплуатацию транспортного средства?

Требование о необходимости наличия путевых листов является спорным вопросом. При выплате сотруднику компенсации в установленной фиксированной сумме количество дней эксплуатации транспорта можно определять по числу дней нахождения на рабочем месте. Дни отсутствия по причинам болезни, отпуска и другим исключаются из расчета положенной суммы.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Опубликовано в Без рубрики   
Все права защищены; 2019 Ohrangos.ru