Ohrangos.ru

Юридический журнал

Требования налоговой инспекции к оформлению документов

Оглавление:

Образец ответа на требование налоговой о предоставлении документов

Ответ на требование налогового органа о представлении документов – вопросы и ответы

Камеральная проверка проводится в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчета) (п.2 ст.88 НК РФ). При этом продления срока камеральной налоговой проверки и её приостановление Налоговым кодексом не предусмотрено. При камеральной проверке НК РФ предусмотрено несколько оснований для требования документов: — в случае применения компанией налоговых льгот (п.

6 ст. 88 НК РФ); — при желании организации вернуть НДС (п.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

сообщение налогоплательщика о предоставлении в ФНС уточненной декларации по налогам в связи (на осн.

п. 1 ст. 80 НК РФ);
опись представляемых документов в связи с полученным требованием (на осн.

п. 2 ст. 93 НК РФ).

, налогоплательщик должен выбрать, в какой форме — бумажной или электронной — он хочет его отправить.

От этого зависит порядок действий и форма самого сопроводительного письма.

Однако существует перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем в любом случае (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв.

пр. Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Упрощённо их можно представить так:

  1. реквизиты получателя-ИФНС (наименование и номер инспекции, юридический адрес);
  2. содержание (может начинаться словами: «В связи с требованием ФНС от 00.00.2018 № _ о представлении письменных пояснений по .
  3. реквизиты отправителя-налогоплательщика (наименование с указанием организационно-правовой формы, юридический адрес, ИНН/КПП, телефон). Если сопровождение оформляется на «фирменном» бланке, то будут указаны банковские реквизиты: номер расчетного счета, наименование банка, его БИК, корсчет;
  4. дата и исходящий номер со ссылкой на полученное требование ИФНС (входящие номер и дата);

Составление ответов на требования налоговой

А вот в расчете по страховыми взносам организация в коде плательщика указывает 08, что соответствует организациям, применяющим УСН. Инспектор в таком случае запросит объяснение у организации по какой причине она сдает отчетность с указанием пониженного тарифа страховым взносов.

  • Требование о предоставлении определенных документов, подтверждающих факты хозяйственной жизни.

Пример.Инспектор ИФНС может запросить предоставить документы, подтверждающие доставку сырья из одного города в другой.

Например, путевые листы и договор аренды автомобиля или товарно-транспортные накладные.Читайте также статью ⇒.

Образец ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Сегодня, некоторым учреждениям приходиться сталкиваться с необходимостью предоставления в налоговые структуры объяснения после какой-либо проверки или отчетности. Чтобы объяснения не спровоцировали дополнительные проверки надзорным органом, к оформлению пояснения необходимо отнестись очень серьезно, со всей ответственностью и не затягивать с ответом.

Какие требования сейчас актуальны

Как правило, требование о предоставлении объяснений возникает через определенный период после отчетов или деклараций, а поводом для требования может оказаться любая ошибочная запись или неточность в отчетности. Довольно часто возникают вопросы у надзорных структур по отчетности к возмещению НДС, при несоответствии отчетов у контрагентов, из-за несовпадения данных о налогообложении в декларациях по налогу на прибыль. Также могут возникнуть вопросы в результате неоправданных убытков предприятия при проведении ревизии, при отправке уточненной декларации или в отчетности по налогу, в которой размер налога показан меньшим, чем в первоначальных сведениях и т.д.

Например, по НДС определены 3 основных вида требований о написании объяснений, образец которых разработан и утвержден в электронном виде нормативами ФНС:

  • По контрольным соответствиям
  • По разногласиям с контрагентами
  • О не записанных сведениях в журнал продаж (письмо ФНС № ЕД-4-15/5752 от 07.04.2015).

Требования об объяснениях после деклараций по НДС – могут возникнуть и по другим причинам, но образец документа пока налоговыми органами не разработан.

Для отправки ответа, в распоряжении плательщика имеется 6 рабочих дней на сообщение о получении требования, плюс еще 5 рабочих дней для отправки ответа на запрос (выходные дни и праздники не учитываются).

Как написать пояснения в налоговую в 2018 году

Если плательщик получил запрос из налоговой службы о предоставлении объяснений, значит инспекции нашла что-то подозрительное в декларации плательщика. Надо отметить, что ИФНС обеспечивает камеральный контроль всех деклараций и отчетов бухгалтерии с использованием автоматической электронной программы, которая может быстро выявить ошибки в отчетности (разночтения между данными в отчетах, несоответствие между сданной декларацией и информацией, имеющейся у закрепленного инспектора), в результате этого ИФНС подает запрос об объяснении такого факта (п. 3 ст. 88 НК РФ). Могут быть и другие причины для отправки требования для подачи объяснений.

Объяснительная в ИФНС оформляется в свободном виде, кроме объяснений при камеральной ревизии декларации по НДС. Если, плательщик считает, что, в отправленном отчете неточности и несоответствия отсутствуют, то так и нужно указать в объяснении на требование:

«…В ответ на ваш запрос от 02.03.2017 года № 75 докладываем, что в декларации по налогу за запрашиваемое время неточности отсутствуют. На основании этого внесение исправлений в отчетность за указанное время считаем не допустимым…».

При обнаружении допущенной ошибки в отчетности, которая не влечет уменьшения налога (к примеру, техническая неточность при отображении какого-нибудь кода), можно объяснить, какая ошибка допущена, указать правильный код и привести доказательства, что данная неточность не привела к снижению размера уплаченного налога или отправить уточненную декларацию.

Однако, если обнаружена неточность, повлекшая снижение налога, необходимо немедленно отправить уточненную декларацию. Объяснения при таких обстоятельствах давать не имеет смысла (п. 1 ст. 81 НК РФ; Письмо ФНС № ЕД-4-15/19395 от 06.11.2015).

Каждый налогоплательщик обязан знать, что законодательством не предусмотрено, что объяснения должны подаваться только в письменном виде, т.е. это говорит о том, что объяснения можно предоставлять и устно, тем не менее для избегания каких-либо недоразумений, лучше составить письменный ответ.

Пояснение в налоговую по убыткам

При проверке убыточных предприятий налоговая служба внимательно изучает, не занижены ли налоги на прибыль. Период проведения ревизии осуществляется за прошедшие два года и более. При получении плательщиком налогов запроса об объяснении причины убытков, необходимо своевременно отправить ответ в надзорную службу, в котором подробно объяснить, почему затраты выше доходов. К примеру, можно сослаться на то что фирма создана недавно, еще мало клиентуры, а затраты на аренду здания и на содержание сотрудников большие и т.д. В ответе необходимо обратить внимание на то, что все издержки документально обоснованы и отчетность составлена верно. Для большей наглядности, можно создать таблицу с отображением перечня затрат за год в разрезе операций.

Скачать пояснительную записку в налоговую по убыткам
Скачать образец

(Видео: “Составляем пояснения по убыткам в ответ на требование налогового органа”)

Пояснение в налоговую о расхождениях в декларациях

Надзорные структуры проверяют все декларации с использованием автоматических программ, и они очень быстро могут найти несоответствие сведений в одной декларации (к примеру, по НДС) со сведениями другой (к примеру, по налогу на прибыль) или с отчетом бухгалтерии. В этом случае инспекция вынуждена обратиться к плательщику с требованием объяснения причины несовпадения показателей (например, выручки).

Учитывая, что бухгалтерский учет в учреждениях ведется не в таком порядке, как учет в надзорной службе, объяснить выявленные несовпадения не сложно. Например, налоговые данные по НДС могут не совпадать с размером прибыли, так как существуют доходы вне реализации, не облагаемые НДС (штрафы, дивиденды, курсовые расхождения). Это обстоятельство может оказаться причиной разночтений, о чем и нужно написать в ответе на запрос. (ст. 250 НК РФ).

Пояснение в ИФНС по НДС

При составлении объяснений в ИФНС по НДС надо иметь ввиду, что здесь присутствуют свои нюансы. Как отмечалось ранее, плательщики обязаны подавать декларацию в электронной форме (п. 3 ст. 88 НК РФ), следовательно, и объяснения по НДС учреждениями обязаны представляться в электронной форме. При этом объяснения обязаны представляться по принятому шаблону (Пр. ФНС N ММВ-7-15/[email protected] от 16.12.2016) и если учреждением поданы электронные объяснения не в требуемом шаблоне, то он может быть оштрафован (п.1 ст.129.1 НК РФ). Однако, в сентябре 2017 года было вынесено постановление ФНС № СА-4-9/[email protected]) от 13.09.2017, где отменили штраф плательщику за неправильный образец объяснений.

Если же предприятие имеет право на подачу декларации по НДС в бумажной форме, то и объяснения лучше предоставлять по принятым ФНС образцам (приложения 2.1-2.9 к письму ФНС № АС-4-2/12705 от 16.07.2013г.). При этом надо отметить, что применение данных образцов не обязательно.

Для большей достоверности объяснения, можно прикрепить копии счетов-фактур, выписки из журналов реализации и закупок.

Если инспектор требует у предприятия объ­яс­не­ние о низ­кой на­ло­го­вой на­груз­ке по срав­не­нию со средним ­уров­нем по отрасли, то можно объяснить данное обстоятельство следующим образом:

«…В де­кла­ра­ции по требуемой отчетности за запрашиваемое время непол­но­го отоб­ра­же­ния информации, ко­то­рая при­ве­ла бы к уменьшению на­ло­го­вых выплат, не до­пу­ще­но. Поэтому предприятие считает, что уточ­не­ния на­ло­го­вой декларации за ука­зан­ное время не требуется. Налоговая на­груз­ка по ос­нов­ной де­я­тель­но­сти учреждения сни­же­на в указанное время из-за умень­ше­ниям до­хо­дов и уве­ли­че­ниям издержек учреждения…».

А даль­ше нужно из­ло­жи­ть, величину умень­шения суммы вы­руч­ки и воз­растания рас­хо­дов за запрошенное время по срав­не­нию с про­шедшим пе­ри­о­до­м, и причины этого обстоятельства (снижение численности по­ку­па­те­лей, ро­ст цен по за­ку­пке товара и т.д.).

Другие публикации  Образец договора купли квартиры в общую совместную собственность

(Видео: “Новости “УНП” – Выпуск 8″)

Как поступить, когда требование налоговой несправедливо

Бывают случаи, когда налоговые структуры требует объяснений при отсутствии ошибок в отчетности. Игнорировать такие требования от налоговой не нужно. Дабы не было недоразумения и не подвергнуться санкциям (в том числе неожиданным проверкам со стороны надзорных служб) требуется незамедлительно уведомить инспекцию о том, что вся отправленная отчетность верна и по возможности предоставить копии подтверждающих документов. Надо помнить, что для инспекции важную роль играет не текст объяснения, а сам факт ответа.

Образец составления ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Как отмечалось ранее, унифицированного образца ответа на требование инспекции нет, поэтому писать объяснительную можно в произвольной форме. Конечно, текст ответа необходимо отображать в корректном деловом стиле, принятом для оформления служебных писем.

  • Вначале, обычно в правом верхнем углу необходимо написать адрес налоговой инспекции, куда учреждение должно предоставить объяснение. Далее пишется номер письма, населенный пункт и район, к которому учреждение относится.
  • В следующей строке отображается данные отправителя документа: наименование учреждения, адрес, а также контактный телефон.
  • В очередном пункте письма, перед составлением текста объяснения, нужно отобразить ссылку на номер и дату запроса инспекцией и лаконично описать сущность их требования, и только после этого необходимо начать описывать пояснения.
  • Объяснение необходимо описывать очень скрупулезно, с предоставлением необходимых ссылок на подтверждающие материалы, справки, законодательство, нормативные документы и т.д. Чем понятнее будет составлен этот раздел объяснения, тем больше надежд на то, что контролируемый орган останется удовлетворен ответом.
  • В объяснении, категорически, нельзя ссылаться на недостоверные данные, так как это будет быстро выявлено с последующими жесткими санкциями со стороны налоговых инспекторов.

Требования к оформлению первичных документов — типичные ошибки и правила их исправления

Здравствуйте, уважаемые читатели блога! Как ваши документы хранятся, ведете ли вы их правильно? Или вы сильно не заморачиваетесь и думаете, что сойдет и так. Что далеко ходить, на рынке мне иногда до сих пор пытаются дать чек выписанный на простой бумажке без номера. А ведь существуют определенные правила оформления первичных документов, и нарушать их не стоит! Грозит это штрафами и бардаком в бухгалтерском учете. Так что старайтесь привести вашу документацию в надлежащий вид, чтобы она соответствовала требованиям нашего законодательства.

Первичная документация — общие вопросы

По традиции начнем с определения понятия «первичный документ». Его мы найдем в Законе о бухучете. Согласно абзацу одиннадцатому ст. 1 этого Закона.

Есть еще один немаловажный документ — Положение № 88. Оно дает более детальное определение. Под первичными документами понимают документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение (п. 2.1 Положения № 88).

Обратите внимание: определение из Положения № 88 не совсем корректно. Дело в том, что в свое время Минфин еще в письме от 27.01.2006 г. № 31-34000-30-27/1450 указывал на то, что распоряжения/разрешения администрации (собственника) на проведение хозоперации не могут быть первичным документом. Вывод вполне логичный, так как подобные распоряжения, по сути, не содержат информацию об операции, а лишь подтверждают разрешение на ее проведение.

В общем, перечень можно продолжать практически до бесконечности. Главное, чтобы этот документ содержал в себе необходимые реквизиты и сведения о хозяйственной операции. О реквизитах сейчас и поговорим, а потом уделим внимание сведениям о хозоперации.

Основные реквизиты

Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь такие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете):

  • название документа (формы);
  • дату составления;
  • название предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержание, объем и единицу измерения хозяйственной операции;
  • должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Кроме того, в зависимости от характера операции в первичные документы могут включаться также дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия из ЕГР, номер документа, основания для осуществления операции, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т.д.

Обратите внимание: печать в нашем списке реквизитов не упоминается. Впрочем, она здесь никогда и не фигурировала. Напомним: использование печати на сегодняшний день является необязательным для всех субъектов хозяйствования, кроме нотариусов, госорганов и органов местного самоуправления.

Последствия ошибок/незаполнения отдельных реквизитов

Ошибки или незаполнение каких-либо реквизитов могут обернуться сомнениями в реальности показателей отчетности. А здесь и до подозрений в нереальности операции недалеко. Такую позицию достаточно часто занимают налоговики.

Да, исходя из определения первичного документа в Законе о бухучете (см. выше) он на сегодня не является подтверждением осуществления хозяйственной операции.

Напомним: хозяйственная операция — это действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия. Она может иметь как позитивный, так и негативный результат.

Но скажем прямо: ситуация не так однозначна. Какова позиция судов по вопросу ошибок и невключения отдельных обязательных реквизитов в тот или иной первичный документ?

Более того, на протяжении достаточно продолжительного времени суды поддерживают в этой ситуации сторону бизнеса. Считают, что

Ключевое здесь — фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах налогоплательщика в связи с его хозяйственной деятельностью (см., например, определение ВАСУ от 05.07.2017 г. по делу № 813/5455/14*). Выходит, что ошибки в первичной документации, так же, как и отсутствие некоторых реквизитов, еще не означают, что хозяйственная операция нереальна.

Электронная первичка

Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.3 Положения № 88, абзац восьмой ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

Соответственно, к основным нормативным документам, которыми мы должны руководствоваться при составлении любого первичного документа, добавляются Закон об ЭЦП и Закон об ЭД.

Документ в электронном виде должен содержать те же реквизиты, что и «бумажный». Но с небольшой поправкой. Вместо обычной подписи накладывается электронная цифровая (ЭЦП).

В связи с этим возникает вопрос: нужно ли распечатывать первичные электронные документы, если их требуют налоговики в рамках проверки?

Чем аргументируют? Вспоминают все тот же п. 2.3 Положения № 88 и ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете(см. выше). Кроме того, ссылаются на п. 85.8 НКУ: должностное лицо контролирующего органа, которое проводит проверку, в случаях, предусмотренных НКУ, имеет право получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, которые относятся к предмету проверки.

Казалось бы, почему нельзя предоставить электронную копию документа в электронном виде? Тем более, что исходя из ч. 5 ст. 7 Закона об ЭД это возможно. Только копию нужно удостоверить в установленном законом порядке. И здесь кроется проблема. К сожалению, не придумали пока такого нормативно-правового акта, который бы устанавливал правила удостоверения электронной копии с электронного документа.

Еще один важный нюанс — печать в электронной первичке. Согласно ч. 7 ст. 5 Закона об ЭЦПаналог печати в форме дополнительной ЭЦП ставится в случаях, когда:

  • в соответствии с законодательством необходимо удостоверение обычной печатью действительности подписи на документах и соответствия копий оригиналам;
  • нужно обеспечить целостность электронных данных и идентификацию юрлица как подписанта во время предоставления административных и иных услуг в электронной форме(например, получение извлечения из ЕГР в электронном виде на основании платного запроса);
  • осуществляется информационный обмен с другими юрлицами.

Таким образом, выходит, что обычную печать все-таки упразднили (предоставили право ее не использовать). А электронный «собрат» своих позиций не сдает. Хотя формально, с учетом обновленных положений о печати, перечисленные нами случаи к хозсубъектам уже не применимы. Но, тем не менее, большинство обменных алгоритмов документами с государственными органами (например, ГФСУ) все-таки предусматривает наложение «электронной» печати.

А что если потеряли?

Здесь оговоримся: ни один нормативно-правовой акт требований к численному и персональному составу комиссии не выдвигает. Как правило, к ее работе привлекаются главный бухгалтер, юрист, инженер по технике безопасности, главный инженер или другие специалисты, которые могут определить причины и последствия утери первички.

Результаты роботы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие (актуально для коммунальных и государственных предприятий), а также территориальному органу ГФС в 10-дневный срок.

При этом форма такого уведомления ничем не предусмотрена. Так что сообщаем в свободной форме с указанием обстоятельств утери. В уведомлении укажите перечень пропавших документов. Не будет лишним указать их реквизиты, если, конечно, есть такая возможность.

Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем получения налоговиками уведомления об утере. Например, вы потеряли первичную документацию 01.08.2017 г., а подали в канцелярию инспекции уведомление о пропаже 03.08.2017 г. Значит, 90-дневный срок будет отсчитываться с 04.08.2017 г.

Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

Практические рекомендации юристам и бухгалтерам

На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Понятие первичных документов

Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Другие публикации  Приставы по азову

Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129-ФЗ. А также в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105, которое действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы первичных документов

Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Для придания таким документам юридической силы, формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

В необходимых случаях в форме документа могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Требования по оформлению первичных документов

  • Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
    Запрещается использовать для записи простой карандаш.
  • Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.
  • В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.
  • В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
  • Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.
  • Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.
  • Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:

  • по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);
  • по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

  • использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
  • отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
  • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
  • не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
  • исправления в кассовых документах;
  • записи простым карандашом;
  • отсутствие прочерков в свободных строках;
  • арифметические ошибки при таксировке документов.

Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере какие-либо записи. Этого делать нельзя. После подобных изменений документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.

Еще одна типичная ошибка — подписание документа не уполномоченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т.п.) должен подписывать руководитель или должностные лица, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой.

Исправление ошибок в первичных документах

  • Банковские документы и кассовые документы, (приходные и расходные кассовые ордера).
    Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).
    При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.
    Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны
  • Остальные первичные документы.
    В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):

  • зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;
  • над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
  • на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
  • если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.

Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

Финансовые потери организации в результате нарушения правил оформления первичных документов

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.

Все ошибки в первичных документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:

  • не оформлена документами вообще;
  • оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.).

Оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:

  • если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.;
  • если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс.руб.;
  • если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

  • отсутствие первичных документов;
  • отсутствие счетов — фактур;
  • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
  • систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета , в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.

2) Переплата или недоплата налогов.

Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.

Например: Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли. Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.

В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.

Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки. Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени. Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.Будет также взыскана и сама сумма недоимки.

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается:

  • искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

Учет и контроль движения товаров на складе

Учет и оформление движения товаров должны производиться в соответствии с нормативными актами.

Первичные документы должны оформляться в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности и Российской Федерации и содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; содержание хозяйственных операций; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки, а также печать и штамп организации.

Первичные документы по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли при завершении ревизии хранятся три года в соответствии с нормативным перечнем. В случаях возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел первичные документы сохраняются до вынесения окончательного решения.

Другие публикации  Нотариус орехово-зуево леханова

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов: накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой. Накладная, которая может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

При закупке товара или его приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками, и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Доверенность (формы М-2 и М-2а) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Форму М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть заполнена в установленном порядке и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа «номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

Отпуск товаров со склада оформляется лимитно-заборными картами, требованиями-накладными, накладными для отпуска товаров на сторону.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.

Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления,

Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй — принимающему складу для оприходования ценностей.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Первый экземпляр передают складу как основание для материалов, второй — получателю материалов.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления накладной на отпуск то

Оформление и учет реализации товаров на сторону зависит от способа расчета за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Стороны, заключившие договор, вправе избрать и установить в договоре любую из форм расчетов.

Обычный комплект товаросопроводительных документов:

  • счет или счет-фактура;
  • отгрузочная спецификация с указанием распределения товаров по грузовым местам;
  • комплект упаковочных листов на все грузовые места;
  • сертификат качества или сертификат соответствия;
  • транспортная накладная;
  • страховой полис.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов; товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами. Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

  • подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;
  • соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного триода;
  • соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
  • свидетельствуют ли даты всех первичных документов, приложенных к отчету, о том, что товары получены до, а не после инвентаризации;
  • законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т.д.);
  • наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
  • полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
  • правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
  • соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета, данным первичных приходно-расходных документов;
  • соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;
  • соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом,

исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов — три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации.

Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организаций. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документах, и т.д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Как проводится учет товаров в мелкорозничной сети в аптеке?

Мелкорозничная аптечная сеть организуется с целью приближения лекарственной помощи к населению. Реализация товаров в мелкорозничной сети учитывается в товарообороте аптеки.

Отпуск товаров из аптеки прикрепленной мелкорозничной сети производится по накладным (расходным для аптеки и приходным для прикрепленной сети).

Накладные заранее нумеруются бухгалтерией, оформляются штампом аптеки. Они должны быть протаксированы в момент отпуска товаров и одновременно оформлены подписями лиц — отпустившего и получившего товары. Накладные выписываются в двух экземплярах. Один вручается материально ответственному лицу, получившему товар, второй — остается в аптеке. Стоимость товаров, отпущенных по накладным, вносится в отчет аптеки как расход товаров, а по прикрепленной сети — как их приход.

Принятые товары записываются в отчете в день фактического поступления товаров. В аптеках учет переданных товаров ведется в книге подотчетных материально ответственных лиц. Каждому аптечному пункту, киоску и лотку открывается в книге отдельный лицевой счёт, в котором записывается движение товаров и тары. В лицевом счете ежемесячно на каждое первое число выводятся остатки товаров и тары в суммовом выражении. Лицевые счета ведутся на основании приходо-расходных товарных документов.

Движение товарно-материальных ценностей, полученных аптечным пунктом первой группы, ведется по особой форме товарного отчета. Товарный отчет аптечного пункта первой группы составляется в двух экземплярах, которые представляются ежемесячно в аптеку. Приходо-расходные документы, на основании которых составлен отчет, прилагаются к отчету. Товарный отчет аптечного пункта первой группы состоит из двух разделов.

Отчет аптечного пункта первой группы проверяется бухгалтером аптеки, а при его отсутствии — управляющим аптекой.

Управляющий аптекой периодически производит проверку работы аптечных пунктов со снятием фактического наличия всех товарно-материальных ценностей.

Обнаруженные недостачи подлежат немедленному взысканию с заведующего аптечным пунктом, причем о результатах ревизии аптека сообщает вышестоящей организации и заведующему райздравотделом.

При отпуске товаров подотчетным киоскам в аптеке выписывается расходная накладная. Ежемесячно производится фактическое снятие остатков товаров по каждому киоску. В случае расхождения между суммой остатка, числящейся по лицевому счету киоска, и остатком по акту проверки излишек приходуется по товарным запасам аптеки, а недостача списывается и взыскивается с продавца киоска.

В ряде аптек вышестоящей организации установлен порядок, при котором лотки не сдают ежедневно в аптеку остатки непроданных товаров, т. .е. имеют переходящие товарные остатки.

Основанием для заполнения отчета о движении товаров в мелкорозничной сети служат товарные отчеты аптечных пунктов первой группы и записи в книге подотчетных материально ответственных лиц.

Все права защищены; 2019 Ohrangos.ru